Dekorasi merupakan salah satu elemen yang sering membuat anggaran family gathering perusahaan membengkak tanpa disadari. Awalnya hanya ingin membuat panggung terlihat menarik, menambahkan backdrop, photo booth, meja registrasi, dan beberapa ornamen. Namun ketika kebutuhan mulai bertambah, biaya dekorasi bisa jauh melebihi anggaran awal.
Masalahnya bukan selalu karena harga dekorasi yang mahal. Sering kali penyebab utamanya adalah konsep acara yang belum jelas sejak awal.
Bagi HR, GA, maupun panitia family gathering, menentukan konsep sebelum memesan dekorasi dapat membantu mengontrol biaya sekaligus membuat acara terlihat lebih profesional. Dengan perencanaan yang tepat, perusahaan tidak harus memenuhi venue dengan banyak ornamen untuk menciptakan suasana yang berkesan.
Mengapa Dekorasi Family Gathering Bisa Membengkak?
Ada beberapa penyebab umum yang membuat anggaran dekorasi sulit dikendalikan.
Pertama, panitia belum menentukan prioritas dekorasi. Semua area dianggap harus dihias, mulai dari pintu masuk, panggung, meja registrasi, area makan, photo booth, hingga setiap sudut venue.
Kedua, keputusan dekorasi dilakukan secara terpisah. Misalnya, backdrop dipesan lebih dahulu, kemudian muncul kebutuhan tambahan berupa standing banner, photobooth, signage, properti games, dan ornamen lainnya.
Ketiga, konsep visual tidak memiliki tema yang konsisten. Akibatnya, panitia terus menambahkan elemen baru karena merasa venue masih terlihat kosong.
Keempat, perubahan desain menjelang hari pelaksanaan dapat menimbulkan biaya tambahan, terutama jika material sudah diproduksi atau vendor harus melakukan revisi dalam waktu singkat.
Karena itu, dekorasi sebaiknya bukan dimulai dari pertanyaan “Mau pasang apa?”, tetapi dari pertanyaan “Suasana seperti apa yang ingin diciptakan?”
Tentukan Konsep Sebelum Memesan Dekorasi
Langkah pertama adalah menentukan konsep acara secara sederhana.
Misalnya, perusahaan ingin membuat family gathering dengan suasana santai dan kekeluargaan. Konsep tersebut dapat diterjemahkan ke dalam penggunaan warna yang cerah, elemen visual yang tidak terlalu formal, serta dekorasi yang mendukung aktivitas keluarga.
Jika acaranya mengusung konsep corporate yang lebih elegan, dekorasi dapat dibuat lebih minimalis dengan fokus pada branding perusahaan, panggung utama, dan area tertentu yang memang digunakan untuk aktivitas formal.
Konsep tidak harus rumit. Yang penting, seluruh elemen dekorasi memiliki arah visual yang sama.
Sebelum menghubungi vendor dekorasi, panitia dapat menentukan:
- Tema atau konsep acara
- Warna utama
- Elemen branding perusahaan
- Area yang benar-benar perlu dihias
- Jenis aktivitas yang berlangsung di setiap area
- Kesan yang ingin diberikan kepada peserta
- Batas anggaran dekorasi
Dengan dasar tersebut, vendor dapat memberikan rekomendasi yang lebih sesuai dengan kebutuhan.
Gunakan Prinsip “Fokus pada Area yang Dilihat Peserta”
Tidak semua bagian venue harus dihias.
Dalam sebuah family gathering, ada beberapa titik yang biasanya memiliki nilai visual lebih tinggi, seperti panggung utama, area registrasi, pintu masuk, photo booth, dan area aktivitas tertentu.
Daripada menghabiskan anggaran untuk menghias seluruh venue, lebih efektif jika dekorasi difokuskan pada key visual area.
Contohnya, panggung dapat menjadi pusat dekorasi karena digunakan selama sesi sambutan, entertainment, games, hingga acara utama. Backdrop panggung juga dapat sekaligus menjadi elemen branding perusahaan.
Sementara itu, area yang jarang dilihat atau tidak menjadi bagian utama aktivitas tidak perlu mendapatkan dekorasi berlebihan.
Pendekatan ini membuat dekorasi terlihat lebih terarah tanpa harus menggunakan terlalu banyak material.
Bedakan Dekorasi dan Kebutuhan Operasional
Kesalahan lain yang cukup sering terjadi adalah memasukkan berbagai kebutuhan acara ke dalam kategori dekorasi tanpa perencanaan.
Contohnya adalah signage, meja registrasi, nomor kelompok, papan informasi, properti games, hingga perlengkapan aktivitas.
Padahal beberapa elemen tersebut sebenarnya memiliki fungsi operasional.
Dengan membedakan antara dekorasi untuk estetika dan perlengkapan untuk operasional, panitia dapat lebih mudah menghitung kebutuhan serta menghindari pembelian barang yang sebenarnya tidak diperlukan.
Misalnya, signage tidak harus selalu dibuat menggunakan material dekorasi khusus. Untuk beberapa kebutuhan, desain yang sederhana tetapi konsisten dengan tema acara sudah cukup.
Manfaatkan Branding Perusahaan Secara Strategis
Family gathering perusahaan tetap merupakan bagian dari aktivitas corporate event. Karena itu, branding perusahaan dapat menjadi bagian dari dekorasi sekaligus memperkuat identitas acara.
Logo perusahaan, warna brand, tagline, atau pesan tertentu dapat digunakan pada backdrop, signage, layar LED, photobooth, dan materi visual lainnya.
Namun, branding tidak berarti logo harus ditempatkan di setiap sudut.
Terlalu banyak logo justru dapat membuat desain terlihat penuh. Gunakan branding pada titik yang memiliki visibilitas tinggi agar identitas perusahaan tetap terlihat tanpa membuat dekorasi menjadi berlebihan.
Buat Daftar Prioritas Sebelum Mengunci Anggaran
Agar biaya tidak melebar, buat daftar kebutuhan dekorasi dengan tiga kategori:
Prioritas utama:
Elemen yang wajib ada agar acara berjalan dan identitas visual terbentuk, seperti backdrop panggung, branding utama, dan signage penting.
Prioritas tambahan:
Elemen yang dapat meningkatkan pengalaman peserta, seperti photo booth atau dekorasi area tertentu.
Opsional:
Elemen yang sifatnya hanya mempercantik venue dan dapat dihilangkan apabila anggaran tidak mencukupi.
Cara ini membantu panitia mengambil keputusan ketika mendapatkan penawaran vendor.
Jika anggaran ternyata lebih rendah dari estimasi awal, elemen opsional dapat dikurangi terlebih dahulu tanpa mengganggu konsep utama acara.
Libatkan EO Sejak Tahap Perencanaan
Jika perusahaan belum memiliki pengalaman menyelenggarakan family gathering, melibatkan EO Family Gathering sejak tahap awal dapat membantu menghindari keputusan yang saling bertabrakan.
EO dapat membantu menerjemahkan konsep menjadi kebutuhan acara, termasuk menentukan area yang membutuhkan dekorasi, menyesuaikan dekorasi dengan aktivitas, serta melakukan koordinasi dengan vendor terkait.
Salah satu penyedia layanan yang dapat dipertimbangkan adalah PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering yang menangani kebutuhan family gathering perusahaan.
EO Family Gathering Prasasti Selaras
Dengan perencanaan sejak awal, dekorasi tidak berdiri sendiri. Konsep visual dapat diselaraskan dengan rundown, venue, games, entertainment, branding, hingga kebutuhan teknis acara.
Jangan Mengejar Dekorasi yang “Ramai”
Dekorasi yang mahal belum tentu membuat family gathering terlihat lebih profesional.
Yang lebih penting adalah kesesuaian antara konsep, venue, aktivitas, dan kebutuhan peserta.
Venue yang sudah memiliki karakter visual kuat mungkin tidak membutuhkan banyak dekorasi tambahan. Sebaliknya, venue yang sederhana mungkin membutuhkan focal point tertentu agar suasana acara lebih hidup.
Karena itu, sebelum menambahkan elemen dekorasi, tanyakan tiga hal:
- Apakah elemen ini mendukung konsep acara?
- Apakah peserta akan melihat atau menggunakannya?
- Apakah manfaatnya sebanding dengan biaya yang dikeluarkan?
Jika jawabannya tidak jelas, elemen tersebut mungkin belum menjadi prioritas.
Gunakan Konsep Dekorasi yang Bisa Dipakai untuk Beberapa Fungsi
Salah satu cara mengoptimalkan anggaran adalah membuat dekorasi yang memiliki lebih dari satu fungsi.
Backdrop misalnya, dapat digunakan sebagai background acara utama sekaligus menjadi area foto. Signage tertentu dapat digunakan sebagai petunjuk arah sekaligus bagian dari visual event.
Begitu juga dengan panggung. Desain panggung dapat dibuat agar tetap relevan untuk sambutan, games, entertainment, hingga sesi penghargaan tanpa membutuhkan perubahan dekorasi berkali-kali.
Semakin banyak elemen yang dapat digunakan untuk beberapa kebutuhan, semakin mudah anggaran dikontrol.
Family Gathering Tetap Bisa Berkesan Tanpa Dekorasi Berlebihan
Tujuan family gathering bukan sekadar membuat venue terlihat penuh dekorasi. Yang jauh lebih penting adalah menciptakan pengalaman yang menyenangkan bagi karyawan dan keluarga.
Konsep acara yang jelas membantu panitia menentukan dekorasi yang benar-benar diperlukan. Dengan begitu, anggaran dapat diarahkan ke elemen yang memberikan dampak lebih besar terhadap pengalaman peserta, seperti aktivitas, games, entertainment, konsumsi, kenyamanan, maupun koordinasi acara.
Jika perusahaan membutuhkan bantuan untuk merancang konsep dan pelaksanaan acara secara lebih terintegrasi, Anda dapat mempertimbangkan layanan EO Family Gathering dari Prasasti Selaras.
EO Family Gathering untuk Perusahaan
FAQ
Apakah family gathering harus menggunakan dekorasi yang mahal?
Tidak. Dekorasi dapat disesuaikan dengan konsep, venue, jumlah peserta, kebutuhan branding, dan anggaran perusahaan.
Bagaimana cara menghemat biaya dekorasi family gathering?
Tentukan konsep sejak awal, prioritaskan area utama, hindari dekorasi yang tidak memiliki fungsi jelas, dan gunakan elemen visual untuk beberapa kebutuhan.
Area mana yang sebaiknya menjadi fokus dekorasi?
Umumnya area panggung, registrasi, entrance, photo booth, dan area aktivitas utama dapat menjadi prioritas. Namun kebutuhan sebenarnya bergantung pada layout dan konsep venue.
Apakah EO bisa membantu menentukan konsep dekorasi?
Ya. EO dapat membantu mengembangkan konsep acara dan menyesuaikannya dengan venue, aktivitas, branding, rundown, serta anggaran yang tersedia.
Kapan dekorasi sebaiknya direncanakan?
Sebaiknya sejak tahap awal perencanaan acara, sebelum vendor dan kebutuhan teknis lainnya dikunci. Dengan demikian, perubahan konsep yang berpotensi menambah biaya dapat diminimalkan.
Butuh Bantuan Menyiapkan Family Gathering Perusahaan?
Jangan biarkan biaya dekorasi membesar hanya karena konsep acara belum jelas. Mulai dari tujuan acara, tentukan konsep, prioritaskan area yang penting, kemudian sesuaikan dekorasi dengan anggaran dan kebutuhan peserta.
Jika Anda membutuhkan partner untuk membantu merancang dan menjalankan family gathering perusahaan dari tahap konsep hingga pelaksanaan, hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan kebutuhan acara perusahaan Anda.
Konsultasikan Family Gathering Perusahaan dengan Prasasti Selaras
