Masalah karyawan malas ikut acara kantor di luar jam kerja sering membuat HR dan panitia acara kebingungan. Padahal, employee gathering, family gathering, outing, atau kegiatan kebersamaan lainnya seharusnya menjadi momen untuk mempererat hubungan antarpegawai, bukan justru dianggap sebagai kewajiban tambahan yang mengganggu waktu pribadi.
Jika tingkat partisipasi karyawan rendah, HR tidak selalu perlu memaksa atau membuat aturan yang terlalu ketat. Ada cara yang lebih praktis, yaitu memahami alasan karyawan enggan ikut, merancang acara yang relevan, serta memberikan pengalaman yang memang layak diikuti.
Berikut beberapa strategi yang dapat diterapkan perusahaan.
1. Cari Tahu Alasan Karyawan Tidak Mau Ikut
Langkah pertama adalah mengetahui penyebab sebenarnya. Jangan langsung berasumsi bahwa karyawan malas atau tidak memiliki rasa kebersamaan.
Beberapa alasan yang cukup umum antara lain:
- Acara dilakukan pada hari libur.
- Lokasi terlalu jauh.
- Kegiatan dianggap membosankan.
- Konsep acara terlalu formal.
- Karyawan memiliki keluarga atau kebutuhan pribadi.
- Durasi acara terlalu panjang.
- Aktivitas tidak sesuai dengan usia dan kondisi peserta.
- Pengalaman acara perusahaan sebelumnya kurang menyenangkan.
HR dapat melakukan survei singkat sebelum acara. Tidak perlu menggunakan kuesioner yang panjang. Beberapa pertanyaan sederhana mengenai pilihan waktu, lokasi, jenis aktivitas, konsumsi, dan konsep acara sudah dapat memberikan gambaran.
Dengan mengetahui masalah sejak awal, perusahaan dapat merancang acara yang lebih sesuai dengan kebutuhan peserta.
2. Hindari Membuat Acara Terasa Seperti Kewajiban
Salah satu alasan karyawan enggan mengikuti kegiatan kantor adalah karena acara terasa seperti pekerjaan tambahan.
Apalagi jika acara berlangsung di luar jam kerja atau pada akhir pekan.
Karena itu, komunikasi menjadi sangat penting. HR sebaiknya menjelaskan tujuan acara dengan bahasa yang lebih positif. Jangan hanya menyampaikan tanggal, lokasi, dan rundown, tetapi jelaskan pengalaman apa yang akan didapatkan karyawan.
Misalnya, acara dirancang sebagai kesempatan untuk bersantai, bermain bersama rekan kerja, menikmati suasana baru, dan membangun hubungan lintas departemen.
Komunikasi seperti ini dapat membantu mengubah persepsi bahwa acara perusahaan bukan sekadar kewajiban.
3. Pilih Aktivitas yang Bisa Dinikmati Berbagai Karakter Karyawan
Tidak semua karyawan menyukai aktivitas yang sama.
Ada yang senang bermain games, ada yang lebih menyukai aktivitas santai, sementara sebagian lainnya lebih menikmati wisata, kuliner, atau hiburan.
Karena itu, jangan membuat seluruh acara bergantung pada satu jenis kegiatan.
Untuk employee gathering atau family gathering, misalnya, perusahaan dapat mengombinasikan beberapa aktivitas seperti:
- Fun games
- Team building
- Amazing race
- Outbound ringan
- Wisata
- Aktivitas keluarga
- Entertainment
- Doorprize
- Gala dinner
- Sesi penghargaan karyawan
Kombinasi aktivitas membuat acara terasa lebih dinamis dan memberikan pilihan pengalaman bagi peserta.
Jika perusahaan membutuhkan bantuan untuk menyusun konsep, aktivitas, hingga pelaksanaan acara, menggunakan jasa EO Family Gathering dapat menjadi salah satu pilihan praktis bagi HR dan panitia internal.
4. Pertimbangkan Karyawan yang Sudah Berkeluarga
Untuk perusahaan dengan banyak karyawan yang sudah berkeluarga, acara yang hanya berfokus pada karyawan bisa kurang menarik.
Family gathering dapat menjadi alternatif karena pasangan dan anak karyawan dapat ikut menikmati kegiatan.
Konsep acara juga tidak harus selalu berupa aktivitas fisik. Perusahaan dapat membuat kegiatan yang menggabungkan hiburan, permainan keluarga, makan bersama, dan aktivitas interaktif.
Hal yang perlu diperhatikan adalah memastikan aktivitas aman dan dapat dinikmati oleh peserta dari berbagai kelompok usia.
Dengan konsep yang tepat, family gathering juga dapat menjadi bentuk apresiasi perusahaan terhadap karyawan sekaligus keluarganya.
5. Jangan Membuat Rundown Terlalu Padat
Rundown yang terlalu penuh dapat membuat peserta cepat lelah.
Kesalahan yang sering terjadi adalah panitia berusaha memasukkan terlalu banyak permainan, sesi sambutan, aktivitas, dan hiburan dalam satu hari.
Padahal, peserta juga membutuhkan waktu untuk beristirahat, makan, berbincang, dan menikmati suasana.
Rundown yang baik perlu memiliki ritme. Aktivitas yang membutuhkan energi tinggi dapat diselingi dengan sesi yang lebih santai.
Jika acara melibatkan anak-anak atau peserta lanjut usia, kebutuhan istirahat juga harus menjadi bagian dari perencanaan.
6. Pilih Lokasi yang Mudah Dijangkau
Lokasi dapat menjadi salah satu faktor yang memengaruhi minat peserta.
Venue yang terlalu jauh, sulit dijangkau, atau membutuhkan perjalanan panjang dapat membuat karyawan berpikir ulang untuk mengikuti acara, terutama jika kegiatan dilakukan di luar jam kerja.
HR perlu mempertimbangkan:
- Waktu perjalanan.
- Akses transportasi.
- Kondisi jalan.
- Ketersediaan parkir.
- Fasilitas venue.
- Kapasitas peserta.
- Fasilitas untuk anak dan keluarga.
- Kebutuhan konsumsi.
- Kondisi cuaca jika acara outdoor.
Untuk peserta dalam jumlah besar, transportasi bersama juga dapat membantu membuat perjalanan lebih terorganisir.
7. Libatkan EO Agar Panitia Tidak Mengurus Semuanya Sendiri
Jika jumlah peserta cukup banyak atau konsep acara membutuhkan banyak vendor dan aktivitas, pekerjaan panitia internal dapat menjadi sangat berat.
Mulai dari mencari venue, menyusun rundown, menyiapkan games, mengatur perlengkapan, mengoordinasikan transportasi, hingga memastikan acara berjalan sesuai jadwal membutuhkan koordinasi yang cukup detail.
Dalam kondisi tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan menggunakan EO Family Gathering yang memahami kebutuhan acara perusahaan.
PrasastiSelaras.com merupakan EO Family Gathering yang dapat menjadi partner perusahaan dalam menyiapkan konsep dan kebutuhan acara gathering. Dengan dukungan EO, HR dan panitia dapat lebih fokus pada kebutuhan internal perusahaan tanpa harus menangani seluruh detail teknis seorang diri.
Yang tetap penting adalah memastikan konsep acara dibuat berdasarkan profil peserta, tujuan perusahaan, jumlah orang, lokasi, waktu pelaksanaan, dan anggaran yang tersedia.
8. Buat Acara yang Memiliki Momen Berkesan
Karyawan biasanya lebih mudah mengingat acara yang memberikan pengalaman berbeda.
Tidak harus mahal atau mewah. Momen sederhana seperti permainan antar-departemen, penghargaan lucu, sesi foto bersama, pertunjukan internal, atau kejutan kecil dapat membuat acara terasa lebih personal.
Perusahaan juga dapat memberikan penghargaan kepada karyawan atau tim dalam kategori yang ringan dan menyenangkan.
Kuncinya adalah menciptakan pengalaman yang membuat peserta merasa dilibatkan, bukan hanya menjadi penonton.
9. Minta Feedback Setelah Acara
Pekerjaan HR tidak selesai ketika acara berakhir.
Mintalah feedback dari peserta. Tidak perlu panjang. Cukup tanyakan:
- Bagaimana pengalaman mengikuti acara?
- Aktivitas apa yang paling disukai?
- Apa yang kurang nyaman?
- Apakah lokasi sudah sesuai?
- Apa yang perlu diperbaiki untuk acara berikutnya?
Feedback tersebut dapat menjadi bahan evaluasi untuk employee gathering atau family gathering berikutnya.
Dengan cara ini, perusahaan tidak perlu mengulang kesalahan yang sama setiap tahun.
Strategi Utama: Buat Karyawan Merasa Acara Ini Layak Diikuti
Mengatasi karyawan yang enggan mengikuti acara kantor bukan berarti HR harus semakin ketat dalam mewajibkan kehadiran.
Pendekatan yang lebih efektif adalah mencari tahu kebutuhan peserta, memilih waktu dan lokasi yang masuk akal, membuat aktivitas yang beragam, serta memastikan acara memiliki manfaat dan pengalaman yang jelas.
Jika skala acara cukup besar, menggunakan EO Family Gathering juga dapat membantu perusahaan mengurangi beban teknis panitia, mulai dari perencanaan konsep hingga koordinasi pelaksanaan.
Pada akhirnya, keberhasilan acara bukan hanya diukur dari jumlah peserta yang hadir, tetapi juga dari bagaimana peserta merasakan pengalaman selama kegiatan berlangsung.
Butuh Bantuan Menyiapkan Family Gathering Perusahaan?
Jangan biarkan HR dan panitia mengurus seluruh kebutuhan acara sendirian. Jika perusahaan sedang merencanakan family gathering, employee gathering, outing, team building, atau kegiatan kebersamaan lainnya, konsultasikan konsep acara sesuai jumlah peserta, tujuan kegiatan, lokasi, waktu, dan anggaran perusahaan.
Hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan kebutuhan acara perusahaan Anda dan mendapatkan konsep gathering yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan peserta.
