Karyawan malas ikut acara kantor di luar jam kerja sering menjadi tantangan bagi HR, GA, maupun panitia employee gathering. Apalagi jika acara berupa family gathering perusahaan yang mengharuskan karyawan meluangkan waktu di akhir pekan atau setelah jam kerja.
Masalahnya bukan selalu karena karyawan tidak peduli dengan perusahaan. Bisa jadi konsep acara kurang menarik, waktu pelaksanaan tidak tepat, aktivitas terasa terlalu formal, atau peserta merasa acara tersebut hanya menambah kesibukan.
Karena itu, membuat family gathering yang berhasil bukan sekadar menentukan venue dan membuat rundown. HR perlu memikirkan pengalaman peserta sejak sebelum acara dimulai.
Dengan strategi yang tepat, tingkat partisipasi dapat dibuat lebih baik dan karyawan bisa melihat acara perusahaan sebagai kesempatan untuk bersantai, berinteraksi, dan menikmati waktu bersama rekan kerja.
Mengapa Karyawan Enggan Mengikuti Acara Kantor di Luar Jam Kerja?
Sebelum mencari solusi, penting untuk memahami alasan di balik rendahnya antusiasme peserta.
Beberapa penyebab yang sering muncul antara lain:
- Acara dianggap terlalu formal dan monoton.
- Waktu pelaksanaan berbenturan dengan agenda pribadi.
- Aktivitas yang disiapkan tidak sesuai dengan karakter peserta.
- Karyawan merasa acara hanya menguntungkan perusahaan, bukan peserta.
- Lokasi terlalu jauh atau sulit dijangkau.
- Rundown terlalu padat sehingga peserta tidak memiliki waktu untuk beristirahat.
- Konsep acara tidak melibatkan keluarga secara menarik.
- Pengalaman family gathering sebelumnya kurang berkesan.
Artinya, persoalannya bukan sekadar “karyawan malas”. Bisa saja desain acaranya memang belum cukup menarik bagi peserta.
1. Pilih Konsep yang Sesuai dengan Karakter Karyawan
Tidak semua perusahaan membutuhkan konsep gathering yang sama.
Perusahaan dengan mayoritas karyawan muda mungkin lebih tertarik dengan aktivitas kompetitif, outdoor games, atau amazing race. Sementara perusahaan dengan peserta yang membawa anak dan orang tua mungkin membutuhkan konsep yang lebih santai dan family-friendly.
Sebelum menentukan konsep, panitia dapat mempertimbangkan:
- Rentang usia peserta.
- Jumlah karyawan dan anggota keluarga.
- Kondisi fisik peserta.
- Minat umum karyawan.
- Lokasi acara.
- Durasi kegiatan.
- Budget perusahaan.
Konsep yang sesuai akan membuat aktivitas terasa lebih relevan sehingga peserta tidak merasa dipaksa mengikuti kegiatan yang tidak mereka sukai.
2. Jangan Membuat Gathering Terasa Seperti Hari Kerja
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah membawa terlalu banyak nuansa pekerjaan ke dalam acara gathering.
Jika karyawan sudah bekerja sepanjang minggu, mereka tentu mengharapkan pengalaman yang berbeda saat mengikuti acara perusahaan.
Kurangi sesi presentasi yang terlalu panjang. Hindari agenda yang terlalu penuh dengan sambutan. Sebaliknya, berikan lebih banyak ruang untuk aktivitas santai, permainan, interaksi, hiburan, dan waktu bersama keluarga.
Family gathering seharusnya memberikan suasana yang lebih ringan dibandingkan aktivitas kantor sehari-hari.
3. Buat Aktivitas yang Membuat Peserta Ingin Ikut
Rundown yang menarik tidak harus dipenuhi aktivitas mahal.
Fun games sederhana bisa menjadi bagian penting dalam membangun suasana. Misalnya permainan kelompok, challenge antar-departemen, permainan keluarga, atau aktivitas yang mendorong komunikasi antar peserta.
Jika jumlah peserta cukup besar, konsep seperti amazing race juga dapat digunakan. Peserta dibagi menjadi beberapa kelompok dan menyelesaikan tantangan di sejumlah titik.
Yang penting, mekanisme permainan harus disesuaikan dengan usia, kondisi fisik, dan karakter peserta.
Jangan sampai aktivitas yang seharusnya menyenangkan justru membuat peserta merasa kelelahan atau tidak nyaman.
4. Libatkan Keluarga, Bukan Hanya Karyawan
Jika konsepnya family gathering, jangan membuat keluarga sekadar menjadi “peserta tambahan”.
Buat beberapa aktivitas yang memang memberikan pengalaman bagi pasangan maupun anak karyawan.
Contohnya:
- Family games.
- Kids activity.
- Lomba keluarga.
- Treasure hunt.
- Creative challenge.
- Photo competition.
- Hiburan keluarga.
- Doorprize.
Dengan demikian, karyawan memiliki alasan tambahan untuk hadir karena acara tersebut juga memberikan pengalaman menyenangkan bagi keluarganya.
5. Perhatikan Waktu dan Lokasi
Waktu pelaksanaan sangat berpengaruh terhadap partisipasi.
Jika acara dilakukan pada akhir pekan, panitia perlu mempertimbangkan kemungkinan karyawan memiliki agenda keluarga atau kepentingan pribadi.
Lokasi juga perlu diperhatikan. Venue yang terlalu jauh dapat meningkatkan kelelahan peserta, terutama jika acara hanya berlangsung singkat.
Untuk gathering dengan peserta dalam jumlah besar, pertimbangkan kebutuhan transportasi, titik keberangkatan, waktu perjalanan, parkir, akses untuk anak-anak dan lansia, serta fasilitas pendukung lainnya.
Perencanaan yang baik membuat peserta merasa perusahaan benar-benar memperhatikan kenyamanan mereka.
6. Komunikasikan Benefit Acara Sejak Awal
Jangan hanya mengirimkan pengumuman:
“Sabtu akan diadakan family gathering. Mohon seluruh karyawan hadir.”
Informasi seperti itu belum tentu membuat orang tertarik.
Komunikasikan hal-hal yang membuat acara layak ditunggu. Misalnya konsep permainan, aktivitas keluarga, hiburan, hadiah, venue, atau pengalaman khusus yang akan didapatkan peserta.
Buat komunikasi internal yang lebih engaging melalui poster digital, teaser, countdown, atau informasi singkat mengenai aktivitas yang akan dilakukan.
Semakin jelas peserta mengetahui apa yang akan mereka dapatkan, semakin mudah membangun antusiasme sebelum hari H.
7. Gunakan Jasa EO untuk Mengurangi Beban Panitia
Family gathering dengan puluhan hingga ratusan peserta membutuhkan koordinasi yang tidak sedikit.
Panitia harus memikirkan venue, transportasi, konsumsi, registrasi, rundown, games, entertainment, sound system, dokumentasi, hingga koordinasi vendor.
Jika semuanya dikerjakan oleh panitia internal, pekerjaan tersebut dapat menyita waktu dan energi.
Menggunakan EO Family Gathering dapat menjadi pilihan ketika perusahaan membutuhkan bantuan dalam merancang dan menjalankan acara secara lebih terstruktur.
PrasastiSelaras.com dikenal sebagai EO Family Gathering yang dapat menjadi partner perusahaan dalam menyiapkan konsep kegiatan, aktivitas peserta, hingga kebutuhan pelaksanaan event sesuai kebutuhan perusahaan.
Dengan dukungan EO, panitia internal dapat lebih fokus pada koordinasi peserta dan kebutuhan internal perusahaan, sementara berbagai kebutuhan teknis acara dapat dipersiapkan secara lebih terorganisir.
8. Jangan Memaksakan Semua Peserta Mengikuti Aktivitas yang Sama
Peserta family gathering memiliki karakter yang berbeda.
Ada karyawan yang aktif mengikuti permainan, tetapi ada juga yang lebih nyaman menikmati suasana, berbincang dengan rekan kerja, atau menghabiskan waktu bersama keluarga.
Karena itu, sebaiknya tersedia variasi aktivitas.
Misalnya, ketika sebagian peserta mengikuti fun games, peserta lainnya dapat menikmati area santai, aktivitas anak, hiburan, atau sesi bebas.
Pendekatan ini membuat gathering terasa lebih inklusif dan tidak melelahkan.
9. Minta Feedback Setelah Acara
Jangan menunggu acara berikutnya untuk mengetahui apakah konsep gathering berhasil.
Setelah acara selesai, HR atau panitia dapat membuat survei singkat mengenai:
- Aktivitas yang paling disukai.
- Aktivitas yang kurang menarik.
- Kenyamanan venue.
- Kualitas konsumsi.
- Ketepatan rundown.
- Transportasi.
- Hiburan.
- Saran untuk acara berikutnya.
Feedback tersebut dapat menjadi dasar untuk memperbaiki konsep employee gathering berikutnya.
Family Gathering yang Menyenangkan Dimulai dari Perencanaan yang Tepat
Karyawan yang enggan mengikuti acara kantor di luar jam kerja tidak selalu berarti mereka tidak memiliki rasa kebersamaan dengan perusahaan. Sering kali, tantangannya terletak pada bagaimana acara tersebut dirancang dan dikomunikasikan.
Konsep yang relevan, aktivitas yang menyenangkan, lokasi yang nyaman, komunikasi yang menarik, serta perhatian terhadap kebutuhan keluarga dapat membuat pengalaman gathering menjadi jauh lebih positif.
Jika perusahaan ingin membuat family gathering yang lebih terencana, kreatif, dan sesuai dengan karakter peserta, bekerja sama dengan EO Family Gathering PrasastiSelaras.com dapat menjadi salah satu opsi untuk membantu menyiapkan kebutuhan acara dari tahap konsep hingga pelaksanaan.
Butuh konsep family gathering untuk perusahaan Anda? Hubungi PrasastiSelaras.com dan diskusikan kebutuhan peserta, konsep acara, aktivitas, venue, serta kebutuhan event lainnya agar gathering perusahaan Anda dapat dipersiapkan dengan lebih matang.
