Dekorasi sering menjadi salah satu bagian acara perusahaan yang terlihat sederhana, tetapi justru dapat membuat anggaran membengkak. Kondisi ini biasanya terjadi ketika panitia belum memiliki konsep visual yang jelas, terlalu banyak melakukan penambahan elemen dekorasi, atau memilih kebutuhan dekorasi berdasarkan keinginan sesaat tanpa mempertimbangkan keseluruhan acara.
Bagi HR, General Affairs, maupun panitia internal, kondisi tersebut tentu bisa menjadi masalah. Anggaran yang seharusnya digunakan untuk aktivitas karyawan, entertainment, konsumsi, atau kebutuhan acara lainnya justru terserap untuk dekorasi.
Kabar baiknya, pembengkakan biaya dekorasi sebenarnya dapat dicegah sejak tahap perencanaan. Kuncinya bukan sekadar mengurangi dekorasi, tetapi membuat konsep yang jelas sejak awal.
Mengapa Biaya Dekorasi Acara Perusahaan Bisa Membengkak?
Salah satu penyebab utamanya adalah tidak adanya batasan konsep. Ketika panitia belum menentukan tema, warna, kebutuhan branding, serta area mana yang perlu didekorasi, keputusan biasanya dibuat secara terpisah.
Misalnya, panitia awalnya hanya membutuhkan backdrop panggung. Kemudian muncul tambahan photobooth, welcome gate, dekorasi meja, standing banner, properti foto, hingga berbagai ornamen lain.
Setiap elemen mungkin terlihat kecil dari sisi biaya. Namun ketika semuanya digabungkan, total anggaran bisa meningkat cukup signifikan.
Beberapa penyebab umum lainnya antara lain:
- Konsep dekorasi berubah berkali-kali.
- Jumlah area yang perlu didekorasi tidak ditentukan sejak awal.
- Tidak ada prioritas antara dekorasi utama dan dekorasi tambahan.
- Kebutuhan branding perusahaan baru dipikirkan menjelang acara.
- Panitia membandingkan harga tanpa menyamakan spesifikasi.
- Tidak ada satu PIC yang mengontrol keputusan dekorasi.
- Vendor menerima permintaan tambahan secara bertahap.
Karena itu, pengendalian dekorasi sebaiknya dimulai dari konsep, bukan ketika tagihan sudah membesar.
Mulai dari Menentukan Tujuan Dekorasi
Sebelum memilih backdrop atau ornamen, HR dan panitia perlu menjawab satu pertanyaan sederhana: apa tujuan dekorasi dalam acara ini?
Dekorasi untuk employee gathering tentu memiliki kebutuhan yang berbeda dengan gala dinner, corporate anniversary, atau family gathering perusahaan.
Jika tujuan utamanya adalah membangun suasana santai dan memperkuat kebersamaan, tidak semua sudut venue harus dihias secara berlebihan.
Sebaliknya, jika acara merupakan bagian dari kampanye branding internal atau perayaan milestone perusahaan, elemen branding mungkin perlu mendapatkan perhatian lebih.
Dengan menentukan tujuan, panitia dapat membedakan dekorasi yang benar-benar diperlukan dengan dekorasi yang hanya bersifat tambahan.
Buat Konsep Visual Sebelum Meminta Penawaran
Kesalahan yang cukup sering terjadi adalah panitia langsung meminta quotation kepada vendor sebelum memiliki gambaran konsep.
Akibatnya, masing-masing vendor dapat memberikan rekomendasi yang berbeda. Panitia kemudian memiliki banyak pilihan, tetapi justru semakin sulit menentukan kebutuhan sebenarnya.
Sebelum meminta quotation, sebaiknya siapkan brief sederhana yang mencakup:
- Tema atau konsep acara.
- Warna utama.
- Jenis venue.
- Jumlah peserta.
- Area yang akan digunakan.
- Kebutuhan branding perusahaan.
- Ukuran panggung atau area utama.
- Kebutuhan photobooth jika ada.
- Elemen dekorasi yang wajib tersedia.
- Kisaran anggaran yang sudah ditetapkan.
Brief tersebut akan membantu vendor memahami kebutuhan dengan lebih akurat sehingga penawaran yang diterima lebih mudah dibandingkan.
Gunakan Prinsip Prioritas: Wajib, Penting, dan Tambahan
Tidak semua dekorasi memiliki tingkat kepentingan yang sama.
Cara sederhana untuk mengendalikan anggaran adalah membagi kebutuhan menjadi tiga kategori.
1. Dekorasi wajib
Ini adalah elemen yang berhubungan langsung dengan fungsi acara, seperti backdrop panggung, branding utama, signage tertentu, atau kebutuhan visual yang memang diperlukan untuk aktivitas.
2. Dekorasi penting
Elemen ini tidak selalu wajib, tetapi dapat meningkatkan pengalaman peserta. Contohnya area foto, dekorasi meja utama, atau welcome area.
3. Dekorasi tambahan
Kategori ini dapat ditambahkan jika anggaran masih memungkinkan. Misalnya ornamen tambahan, properti dekoratif tertentu, atau elemen visual yang hanya digunakan untuk mempercantik area.
Pembagian ini membuat panitia lebih mudah mengambil keputusan ketika terjadi penyesuaian budget.
Jika anggaran harus dipangkas, dekorasi tambahan dapat dikurangi terlebih dahulu tanpa mengganggu struktur utama acara.
Jangan Hanya Membandingkan Harga Vendor
Harga murah belum tentu berarti biaya keseluruhan lebih rendah. Sebaliknya, quotation yang terlihat mahal belum tentu tidak efisien.
HR perlu membandingkan spesifikasi, bukan hanya nominal.
Periksa apakah quotation mencakup:
- Material dekorasi.
- Instalasi dan pembongkaran.
- Transportasi.
- Tenaga kerja.
- Lighting.
- Branding.
- Properti tambahan.
- Perubahan desain.
- Biaya overtime jika ada.
- Pajak atau biaya lain yang berlaku.
Dengan membandingkan spesifikasi secara setara, panitia dapat mengetahui apakah perbedaan harga memang disebabkan oleh kualitas atau hanya karena perbedaan cakupan pekerjaan.
Libatkan EO Sejak Tahap Konsep
Jika panitia internal memiliki keterbatasan waktu atau pengalaman, melibatkan EO sejak tahap awal dapat membantu mengurangi keputusan yang tidak perlu.
EO dapat membantu menyelaraskan dekorasi dengan konsep acara, venue, rundown, jumlah peserta, aktivitas, hingga kebutuhan teknis lainnya.
Untuk perusahaan yang sedang menyiapkan family gathering, penggunaan jasa EO Family Gathering juga dapat membantu panitia mengintegrasikan kebutuhan dekorasi dengan keseluruhan konsep acara.
PrasastiSelaras.com dapat menjadi salah satu pilihan EO Family Gathering untuk perusahaan yang membutuhkan dukungan dalam perencanaan dan pelaksanaan acara.
Pendekatan seperti ini membuat dekorasi tidak berdiri sendiri. Dekorasi menjadi bagian dari pengalaman acara secara keseluruhan.
Hindari Perubahan Konsep di Menit Terakhir
Perubahan konsep menjelang hari-H merupakan salah satu hal yang berpotensi menambah biaya.
Perubahan tersebut dapat memengaruhi desain, material, produksi, tenaga kerja, hingga waktu instalasi. Karena itu, setiap perubahan sebaiknya melalui persetujuan PIC yang jelas.
Buat satu batas waktu untuk finalisasi desain. Setelah desain disetujui, perubahan berikutnya hanya dilakukan apabila memang memiliki alasan yang kuat.
Cara ini juga membuat komunikasi antara panitia dan vendor menjadi lebih terkontrol.
Sesuaikan Dekorasi dengan Venue
Dekorasi yang bagus di satu venue belum tentu cocok diterapkan di venue lain.
Ukuran ruangan, bentuk panggung, tinggi plafon, area outdoor atau indoor, akses loading, hingga aturan venue dapat memengaruhi kebutuhan dekorasi.
Karena itu, sebelum menentukan desain final, lakukan pengecekan venue terlebih dahulu.
Jika memungkinkan, vendor atau EO sebaiknya mengetahui kondisi venue secara langsung atau mendapatkan informasi teknis yang cukup sebelum membuat rancangan.
Dengan begitu, panitia dapat menghindari biaya tambahan akibat kebutuhan teknis yang baru diketahui setelah produksi berjalan.
Buat Satu PIC untuk Mengontrol Dekorasi
Banyaknya orang yang memberikan masukan juga dapat menyebabkan konsep berubah-ubah.
Solusinya adalah menunjuk satu PIC yang bertanggung jawab terhadap komunikasi dekorasi. Masukan dari anggota panitia tetap dapat dikumpulkan, tetapi keputusan final harus melalui PIC yang telah ditentukan.
PIC tersebut idealnya memiliki catatan mengenai:
- Konsep final.
- Daftar kebutuhan.
- Budget.
- Vendor.
- Timeline produksi.
- Revisi yang disetujui.
- Kebutuhan instalasi.
Dengan sistem ini, komunikasi menjadi lebih sederhana dan risiko miskomunikasi dapat ditekan.
Fokus pada Pengalaman Peserta, Bukan Banyaknya Dekorasi
Pada akhirnya, tujuan dekorasi bukan membuat venue penuh ornamen. Yang lebih penting adalah menciptakan suasana yang sesuai dengan tujuan acara.
Dekorasi yang sederhana tetapi memiliki konsep kuat dapat memberikan pengalaman yang lebih baik dibandingkan banyak dekorasi yang tidak memiliki hubungan satu sama lain.
Untuk corporate gathering atau family gathering, misalnya, elemen seperti welcome area, backdrop utama, area aktivitas, dan spot foto dapat dirancang agar memiliki identitas visual yang konsisten.
Jika perusahaan membutuhkan pendampingan dari tahap konsep hingga eksekusi, bekerja sama dengan EO Family Gathering dapat menjadi solusi praktis agar kebutuhan dekorasi tidak terpisah dari perencanaan acara secara keseluruhan.
PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering juga dapat menjadi partner bagi perusahaan yang ingin merancang kegiatan gathering secara lebih terstruktur.
Checklist Sederhana Sebelum Menyetujui Dekorasi
Sebelum quotation dekorasi disetujui, HR atau panitia dapat menggunakan checklist berikut:
- Apakah konsep acara sudah final?
- Apakah dekorasi memiliki tujuan yang jelas?
- Apakah kebutuhan wajib sudah dipisahkan dari dekorasi tambahan?
- Apakah spesifikasi setiap vendor sudah dibandingkan secara setara?
- Apakah biaya instalasi dan pembongkaran sudah diperhitungkan?
- Apakah desain sesuai dengan venue?
- Apakah branding perusahaan sudah proporsional?
- Apakah ada batas perubahan desain?
- Siapa PIC yang memberikan persetujuan final?
- Apakah dekorasi sesuai dengan total budget acara?
Jika seluruh pertanyaan tersebut sudah terjawab, risiko pembengkakan biaya dapat dikurangi sejak awal.
Saatnya Membuat Dekorasi Lebih Terencana
Dekorasi acara perusahaan tidak harus mahal untuk terlihat profesional. Yang lebih penting adalah memiliki konsep, prioritas, dan kontrol anggaran yang jelas sejak awal.
Bagi HR dan panitia internal, perencanaan yang terstruktur akan membuat proses pengadaan vendor jauh lebih mudah. Sementara bagi perusahaan yang tidak ingin menangani seluruh detail sendiri, penggunaan jasa EO dapat membantu menyatukan konsep, dekorasi, aktivitas, teknis, hingga pelaksanaan acara.
Jika perusahaan Anda sedang mempersiapkan family gathering dan membutuhkan bantuan mulai dari konsep hingga eksekusi, EO Family Gathering dari PrasastiSelaras.com dapat dipertimbangkan sebagai partner untuk membantu menyiapkan acara yang terencana dan sesuai kebutuhan perusahaan.
Ingin membahas konsep family gathering perusahaan tanpa harus mengurus semua detail sendiri? Hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan kebutuhan acara, konsep, aktivitas, dan perencanaan budget bersama tim Anda.