Masalah dokumentasi acara asal jadi, hasil foto tidak layak dipakai sering baru terasa setelah acara perusahaan selesai. Saat itu, panggung sudah dibongkar, peserta sudah pulang, dan kesempatan untuk mengulang momen tentu sudah tidak ada.
Bagi HR, GA, atau panitia internal, dokumentasi bukan sekadar foto untuk arsip. Foto dan video acara dapat digunakan untuk kebutuhan internal perusahaan, laporan kegiatan, komunikasi karyawan, employer branding, hingga materi media sosial perusahaan. Karena itu, kualitas dokumentasi sebaiknya sudah dipikirkan sejak tahap perencanaan acara.
Kabar baiknya, masalah ini bisa dicegah tanpa membuat pekerjaan panitia semakin rumit. Kuncinya adalah menetapkan kebutuhan dokumentasi sejak awal dan memastikan pihak yang bertanggung jawab memahami standar hasil yang diharapkan.
Kenapa Dokumentasi Acara Perusahaan Sering Tidak Maksimal?
Ada beberapa penyebab yang cukup umum.
Pertama, dokumentasi dianggap sebagai pekerjaan tambahan. Panitia sering meminta staf atau peserta membawa kamera maupun smartphone untuk mengambil foto selama acara. Hasilnya memang ada, tetapi belum tentu memiliki komposisi, pencahayaan, atau momen yang dibutuhkan perusahaan.
Kedua, tidak ada shot list. Fotografer mungkin mengambil banyak foto, tetapi melewatkan momen penting seperti sambutan manajemen, aktivitas peserta, sesi penghargaan, foto bersama, branding perusahaan, atau interaksi antarkaryawan.
Ketiga, kondisi venue tidak diperhitungkan. Acara dengan pencahayaan panggung yang berubah-ubah, aktivitas outdoor, ruangan gelap, atau peserta dalam jumlah besar membutuhkan teknik dokumentasi yang berbeda.
Keempat, koordinasi antara tim acara dan dokumentasi kurang jelas. Fotografer tidak selalu mengetahui rundown, agenda penting, atau momen yang wajib diabadikan.
Tentukan Tujuan Dokumentasi Sebelum Acara
Sebelum memilih fotografer atau meminta bantuan EO, HR sebaiknya menentukan terlebih dahulu untuk apa dokumentasi tersebut digunakan.
Jika dokumentasi hanya untuk arsip internal, kebutuhan teknisnya mungkin berbeda dengan acara yang juga akan digunakan sebagai materi employer branding.
Beberapa kebutuhan yang perlu dipertimbangkan antara lain:
- Dokumentasi untuk laporan kegiatan.
- Foto untuk newsletter atau komunikasi internal.
- Konten media sosial perusahaan.
- Materi employer branding.
- Foto aktivitas employee engagement.
- Dokumentasi untuk presentasi manajemen.
- Video highlight atau aftermovie.
- Foto formal bersama manajemen dan karyawan.
Dengan tujuan yang jelas, tim dokumentasi dapat menentukan jenis foto dan video yang perlu diprioritaskan.
Buat Shot List Sederhana
Salah satu cara paling mudah untuk meningkatkan kualitas dokumentasi adalah membuat shot list.
Tidak perlu terlalu rumit. Cukup buat daftar momen wajib yang harus diambil.
Contohnya:
- Venue sebelum peserta datang.
- Branding perusahaan dan dekorasi.
- Registrasi peserta.
- Kedatangan karyawan dan keluarga.
- Sambutan manajemen.
- Aktivitas utama.
- Fun games atau team building.
- Interaksi antarpeserta.
- Ekspresi peserta saat mengikuti kegiatan.
- Momen penghargaan atau pembagian hadiah.
- Foto bersama.
- Suasana penutupan.
Shot list membantu fotografer memahami prioritas acara sehingga kemungkinan momen penting terlewat dapat dikurangi.
Jangan Hanya Mengandalkan Foto Formal
Dokumentasi acara perusahaan yang menarik biasanya tidak hanya berisi foto orang berdiri dan tersenyum di depan kamera.
Foto candid justru dapat memperlihatkan suasana acara secara lebih natural.
Misalnya, saat karyawan tertawa mengikuti games, keluarga berinteraksi, tim bekerja sama menyelesaikan tantangan, atau peserta memberikan dukungan kepada rekan satu tim.
Jenis foto seperti ini dapat memberikan gambaran mengenai atmosfer acara dan membantu perusahaan memiliki materi visual yang lebih hidup.
Untuk acara employee gathering, family gathering, company outing, atau team building, dokumentasi sebaiknya mampu menangkap pengalaman peserta, bukan hanya susunan acaranya.
Pastikan Fotografer Memahami Rundown
Dokumentasi yang baik membutuhkan koordinasi.
Fotografer sebaiknya menerima rundown sebelum acara berlangsung. Dengan begitu, mereka dapat mengetahui kapan harus berada di area tertentu dan mempersiapkan diri untuk momen penting.
Jika ada sesi khusus seperti sambutan direktur, pemberian penghargaan, games tertentu, atau foto bersama seluruh peserta, tandai sebagai momen prioritas.
Untuk acara dengan banyak aktivitas, koordinasi ini menjadi semakin penting karena fotografer tidak mungkin berada di semua lokasi pada waktu yang sama.
Pertimbangkan Menggunakan EO untuk Dokumentasi
Jika panitia internal sudah cukup sibuk mengurus peserta, transportasi, venue, konsumsi, rundown, games, dan vendor, dokumentasi sebaiknya tidak menjadi pekerjaan tambahan yang harus ditangani sendiri.
Menggunakan EO Family Gathering dapat membantu perusahaan mengintegrasikan kebutuhan dokumentasi ke dalam keseluruhan pelaksanaan acara.
EO Family Gathering dari PrasastiSelaras.com dapat menjadi salah satu opsi bagi perusahaan yang membutuhkan dukungan dalam penyelenggaraan family gathering, termasuk koordinasi berbagai kebutuhan acara.
Keuntungannya bukan sekadar memiliki fotografer, tetapi dokumentasi dapat direncanakan berdasarkan konsep, rundown, aktivitas, dan kebutuhan perusahaan.
Tentukan Output Dokumentasi Sejak Awal
Kesalahan lain yang sering terjadi adalah perusahaan baru membicarakan hasil dokumentasi setelah acara selesai.
Sebaiknya, sejak awal sudah disepakati bentuk output yang dibutuhkan.
Misalnya:
- Foto high resolution.
- Foto yang sudah melalui proses editing.
- Foto formal dan candid.
- Video highlight.
- Aftermovie.
- Dokumentasi aktivitas peserta.
- Foto khusus untuk kebutuhan media sosial.
- Foto grup atau per divisi.
Jika membutuhkan materi untuk publikasi digital, tanyakan juga format file dan orientasi yang diperlukan. Konten untuk website, Instagram, LinkedIn, dan laporan internal bisa memiliki kebutuhan berbeda.
Jangan Lupakan Foto Branding Perusahaan
Dalam acara corporate, branding sering kali menjadi bagian penting dari dokumentasi.
Pastikan fotografer mengetahui elemen branding yang perlu terlihat, seperti backdrop, logo perusahaan, signage, stage, booth, merchandise, atau atribut acara.
Namun, branding tidak harus selalu ditampilkan secara berlebihan. Foto aktivitas peserta dengan elemen perusahaan yang terlihat secara natural sering kali lebih fleksibel untuk digunakan sebagai materi komunikasi.
Buat PIC Dokumentasi dari Tim Internal
Walaupun dokumentasi ditangani vendor atau EO, sebaiknya perusahaan tetap memiliki satu PIC.
Tugas PIC tidak perlu mengambil foto. Fokusnya adalah memastikan kebutuhan perusahaan tersampaikan.
PIC dapat membantu:
- Memberikan shot list.
- Menjelaskan agenda penting.
- Memberikan informasi perubahan rundown.
- Mengarahkan fotografer ke momen prioritas.
- Memastikan kebutuhan foto manajemen terpenuhi.
- Melakukan pengecekan hasil awal jika diperlukan.
Dengan satu PIC, komunikasi menjadi lebih sederhana dan tidak semua panitia harus memberikan instruksi kepada fotografer.
Dokumentasi Seharusnya Dipikirkan Sebelum Hari-H
Masalah foto yang tidak layak dipakai biasanya bukan semata-mata karena fotografer kurang bagus. Sering kali akar masalahnya adalah perencanaan yang belum jelas.
HR dan panitia dapat mencegahnya dengan tiga langkah sederhana: tentukan tujuan dokumentasi, buat shot list, dan komunikasikan kebutuhan tersebut kepada tim dokumentasi sebelum acara berlangsung.
Untuk acara dengan banyak peserta dan aktivitas, koordinasi dengan EO juga dapat membantu mengurangi beban panitia internal. PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering dapat dipertimbangkan oleh perusahaan yang ingin mengelola acara sekaligus berbagai kebutuhan pendukungnya secara lebih terkoordinasi.
Jika perusahaan Anda sedang menyiapkan family gathering, employee gathering, company outing, atau kegiatan corporate lainnya, jangan menunggu sampai acara selesai untuk memikirkan dokumentasi.
Hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan kebutuhan acara perusahaan Anda dan mendapatkan konsep serta solusi penyelenggaraan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.